Datenschutzhinweis – Bewerbung und Vermittlung

Personalvermittlung: HR Recruitment & Interim Management

1. Verantwortlicher

Die datenschutzrechtlich verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

HR Recruitment & Interim AG
Rödingsmarkt 9, 20459 Hamburg
vertreten durch den Vorstand: Olaf Schaefer
Tel.: +49 40 52470300
E-Mail: team@hr-recruitment.de
Website: www.hr-recruitment.de

2. Datenschutzbeauftragter

Den von unserem Unternehmen bestellten Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

CFC-Compliance Factory Consulting GmbH
Mexikoring 27-29, 22297 Hamburg
E-Mail: datenschutz@hr-recruitment.de

3. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Je nach der Art Ihrer Bewerbung und Ihrer Geschäftsbeziehung zu uns verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Bewerbungen auf konkrete Ausschreibungen (für Festanstellung oder Interim-Mandat)

• Stammdaten: Name, Vorname, Kontaktdaten (Adresse, E-Mail, Telefon)
• Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf oder Profil, Anschreiben, Zeugnisse, Zertifikate, Referenzen
• Berufsprofil: Qualifikationen, Fachgebiete, Ausbildung, Berufserfahrung
• Konditionen: Gehaltsvorstellungen bzw. Tagessatz, frühestmöglicher Eintrittstermin bzw. Verfügbarkeit, bevorzugte Einsatzregionen
• Historie: Kommunikationsdaten (E-Mails), Interviewprotokolle, Rückmeldungen und Bewertungsnotizen aus dem Auswahlprozess
• Abrechnung: Vertrags- und Abrechnungsdaten (bei erfolgreicher Vermittlung)

Initiativbewerbungen (für den Talent- bzw. Interim-Pool)

• Stammdaten: Name, Vorname, Kontaktdaten (Adresse, E-Mail, Telefon) und Bewerbungsunterlagen gemäß Ihrem eingereichten Profil
• Qualifikationsprofil, Fachgebiete, Branchen- und Berufserfahrung
• Gehaltsvorstellung bzw. Tagessatz und zeitliche und regionale Verfügbarkeit
• Sämtliche Korrespondenz im Zusammenhang mit der Initiativbewerbung

Hinweis zu besonderen Datenkategorien: Wir erheben grundsätzlich keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit, ethnische Herkunft). Sollten Ihre Unterlagen solche Angaben dennoch enthalten (z. B. eine Konfession auf Schul- oder Arbeitszeugnissen), verarbeiten wir diese ausschließlich auf Grundlage Ihrer freiwilligen Übermittlung im Rahmen des Bewerbungsprozesses. Eine gezielte Auswertung dieser sensiblen Daten durch uns findet nicht statt.

4. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen

Bewerbungen auf konkrete Ausschreibungen (für Festanstellung oder Interim-Mandat)

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt primär zum Zweck der Durchführung des konkreten Auswahlverfahrens sowie zur Vermittlung an das suchende Kundenunternehmen.

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Durchführung des Vermittlungsverhältnisses

Unabhängig davon, ob es sich um eine Festanstellung oder ein Interim-Mandat handelt: Durch Ihre gezielte Bewerbung entsteht ein Vermittlungs- und Anbahnungsverhältnis. Die Prüfung und Weitergabe Ihrer Unterlagen an das suchende Kundenunternehmen ist zur Erfüllung dieses vorvertraglichen bzw. vertraglichen Verhältnisses erforderlich.

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Aufnahme in den Talent- oder Interim-Pool

Sofern wir Sie nach Abschluss des spezifischen Verfahrens für zukünftige Festanstellungen oder Interim-Projekte berücksichtigen wollen, speichern wir Ihre Daten über das konkrete Verfahren hinaus auf Grundlage einer gesonderten, ausdrücklichen Einwilligung.

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung

Soweit es im Rahmen einer erfolgreichen Vermittlung oder Abrechnung zu Verträgen und Zahlungsströmen kommt, verarbeiten wir Daten darüber hinaus zur Erfüllung gesetzlicher handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (insb. § 257 HGB, § 147 AO).

Initiativbewerbungen (für den Talent- bzw. Interim-Pool)

Wenn Sie uns eine Initiativbewerbung zukommen lassen, liegt zunächst kein konkretes, aktives Stellenverfahren vor. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt daher zu dem Zweck, Ihre Qualifikationen allgemein zu prüfen und Sie ggf. in unseren langfristigen Pool aufzunehmen.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigte Interessen

Für die erste Sichtung Ihrer unaufgefordert übersandten Unterlagen und die Prüfung, für welche unserer Vermittlungsbereiche (Festanstellung oder Interim-Mandat) Ihre Qualifikationen grundsätzlich infrage kommen, besteht ein berechtigtes Interesse beider Seiten an einer professionellen Erstkommunikation.

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung zur Pool-Aufnahme

Die eigentliche, dauerhafte Speicherung Ihrer Daten in unserem Talent- bzw. Interim-Pool sowie die fortlaufende Berücksichtigung bei zukünftigen Mandaten erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen und freiwilligen Einwilligung.

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung

Soweit es im Rahmen einer erfolgreichen Vermittlung oder Abrechnung zu Verträgen und Zahlungsströmen kommt, verarbeiten wir Daten darüber hinaus zur Erfüllung gesetzlicher handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (insb. § 257 HGB, § 147 AO).

5. Weitergabe von Daten an Dritte

Ihre personenbezogenen Daten werden nur dann an Dritte weitergegeben, wenn dies zur Erfüllung unserer Vermittlungsleistung erforderlich und rechtlich zulässig ist.

• Kundenunternehmen: Wir übermitteln Ihr Profil / Ihre Bewerbungsunterlagen an potenzielle Arbeitgeber oder Auftraggeber, die eine Stelle oder ein Projekt ausgeschrieben haben oder für die wir aktiv nach geeigneten Personen suchen. Dies geschieht stets transparent und in Ihrem Sinne: bei konkreten Bewerbungen als direkte Maßnahme zur Erfüllung des Vermittlungs- bzw. Bewerbungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); bei Initiativbewerbungen auf Grundlage Ihrer zuvor erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
• Auftragsverarbeiter: Wir setzen IT-Dienstleister und Tools ein (z. B. CRM-Systeme, E-Mail-Dienste, Cloud-Speicher), die als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO vertraglich gebunden sind und Ihre Daten ausschließlich nach unserer Weisung verarbeiten.
• Gesetzliche Verpflichtungen: Wir können Daten an Behörden übermitteln, sofern wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind.
• Drittlandtransfers: Eine Übermittlung Ihrer Daten in Länder außerhalb der EU / des EWR erfolgt nur, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt ist (z. B. Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO).

6. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Bewerbung auf konkrete Festanstellung

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

• max. 6 Monate nach Abschluss des konkreten Verfahrens (zur Abwehr zivilrechtlicher Ansprüche nach dem AGG).
• Danach Löschung, es sei denn, es liegt eine Pool-Einwilligung vor.

Bewerbung auf konkretes Interim-Mandat

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Abschluss)

• für die Dauer des aktiven Auswahlprozesses.
• Nach einer Absage bzw. Projektbesetzung erfolgt eine Aufbewahrung für max. 6 Monate zur Dokumentation und Abwehr vorvertraglicher oder zivilrechtlicher Ansprüche, sofern keine Pool-Einwilligung vorliegt.

Initiativbewerbung (bei direkter Absage nach Erstsichtung)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

• max. 6 Monate nach Absage (zur Dokumentation der ordnungsgemäßen Erstkommunikation und Abwehr etwaiger zivilrechtlicher Ansprüche, z. B. nach dem AGG).

Aufnahme in den Talent-Pool (Festanstellung)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

• max. 24 Monate ab Erteilung der ausdrücklichen Einwilligung, sofern kein vorheriger Widerruf erfolgt.

Aufnahme in den Interim-Pool (Interim Management)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

• max. 5 Jahre ab Erteilung der Einwilligung (aufgrund der Langfristigkeit von Projektkarrieren), sofern kein vorheriger Widerruf erfolgt.

Abrechnungs- und Vertragsdaten

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

• 10 Jahre gesetzliche Aufbewahrungsfrist gemäß den steuer- und handelsrechtlichen Vorgaben (§ 147 AO, § 257 HGB).

Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden Ihre Daten routinemäßig gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber uns jederzeit folgende Rechte gemäß der DSGVO:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten Daten verlangen.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Interessen entgegenstehen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können verlangen, dass wir Ihnen Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format übermitteln.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) jederzeit widersprechen.
• Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde richtet sich nach Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort oder dem Sitz unseres Unternehmens.

8. Einwilligung und deren Widerruf

• Soweit die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO beruht (insbesondere bei der Aufnahme in den langfristigen Talent- oder Interim-Pool), haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
• Ein Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung. Nach Eingang Ihres Widerrufs werden Ihre Daten unverzüglich aus unseren aktiven Pool-Systemen gelöscht.
• Ausnahme: Daten aus einem konkret durchlaufenen und abgelehnten Bewerbungsverfahren werden trotz eines Widerrufs für eine Frist von max. 6 Monaten ab Verfahrensende gesperrt aufbewahrt, sofern dies zur Abwehr zivilrechtlicher Ansprüche oder Diskriminierungsklagen (z. B. nach dem AGG) zwingend erforderlich ist.
• Widerrufsmöglichkeit: über den Ihnen zur Verfügung gestellten Link direkt im Portal „Datenschutz-Freigabe.de“ oder per E-Mail an team@hr-recruitment.de oder postalisch an unsere oben genannte Adresse.

9. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist für eine Registrierung im Talent- oder Interim-Pool oder die Teilnahme an einem konkreten Vermittlungsverfahren erforderlich. Ohne diese Daten ist eine Prüfung Ihrer Eignung und eine anschließende Vermittlung nicht möglich. Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung besteht für Sie nicht.

10. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir treffen keine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO). Alle Entscheidungen im Bewerbungs- und Vermittlungsprozess werden stets durch menschliche Mitarbeitende geprüft und begleitet.

11. Aktualität und Änderung dieses Datenschutzhinweises

Dieser Datenschutzhinweis hat den Stand 09/2026 und kann von uns jederzeit angepasst werden, um Änderungen in unserer Datenverarbeitungspraxis oder neuen gesetzlichen bzw. behördlichen Anforderungen Rechnung zu tragen. Die jeweils aktuelle Version ist unter https://hr-recruitment.de/datenschutz-bewerbung/ abrufbar.

12. Kontakt bei Datenschutzfragen

Für Fragen, Auskunftsersuchen oder die Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte wenden Sie sich bitte direkt an den Verantwortlichen (siehe Abschnitt 1).