Datenschutzhinweise für Webinare via „Zoom“ der HR Recruitment & Interim AG

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ informieren.

Verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website

HR Recruitment & Interim AG
Buchenhain 7
63776 Mömbris-Daxberg
Telefon: +49 (0) 60 29 – 99 27 94
E-Mail: team@hr-recruitment.de

Vertreten durch die Vorstände Frithjof Reitter, Olaf Schaefer, Henning Patzke

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen. Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Webinar direkt in der „Zoom“-App eingeben. Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Webinare durchzuführen. „Zoom“ ist ein Service der „Zoom“ Video Communications, Inc., die ihren Sitz in San Jose (USA) hat.

Datenverarbeitung

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Webinar machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Jobtitel

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen: MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Webinar-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Webinar die Chat-, Fragenoder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Webinar anzuzeigen und ggf. zu protokollieren.

Um an einem Webinar teilzunehmen bzw. den Webinar -Raum zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Ergänzende Informationen für Moderatoren: Moderatoren sind zusätzlich mit Bild- und Tonaufnahmen während des Webinars zu sehen bzw. zu hören. Diese Aufnahmen der Webinare werden zur nachträglichen Einsicht aufgenommen und gespeichert.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „Zoom“, um Webinare durchzuführen. Alle Webinare werden aufgezeichnet. Im Rahmen des Webinars können Sie eigenständig entscheiden, ob Sie weiter an dem Webinar teilnehmen möchten, sobald die Aufzeichnung startet. Jede Aufzeichnung wird für Sie kenntlich gemacht. Alternativ können Sie im Nachgang das Webinar auf unser Landingpage streamen.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Webinars erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer*in registriert sind, dann können Berichte über Webinare (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu 12 Monate bei „Zoom“ gespeichert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der HR Recruitment & Interim AG verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Webinaren.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Webinaren.

Nach Art. 49 Art. 1 a DSGVO findet eine Datenübermittlung in die USA auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO statt.

Trotz der Vereinbarung, die wir mit Zoom Video Communications, Inc. über die datenschutzrechtlichen Pflichten bei der Auftragsdatenverarbeitung einschließlich der Standarddatenschutzklauseln getroffen haben, können diese Regelungen in der Praxis nicht ausreichen, um einen wirksamen Schutz der in die USA übermittelten personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dieses ist insbesondere der Fall, weil den US‐Behörden Überwachungstätigkeiten erlaubt sind und diese in der Praxis als Massenüberwachung von Kommunikationen durch Geheimdienste stattfinden

Wir weisen Sie auf das Risiko hin, dass Ihre Daten durch dort ansässige Behörden verarbeitet werden können. Sie werden in der Regel keinen aktiven Rechtschutz nutzen können. Sie willigen gem. Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO in diese Übermittlungen ein.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Webinaren verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

Rechte

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschrecht gelten die Einschränkungen § 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren.

Wenn Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Informationen erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen.

Um Ihr Widerrufsrecht auszuüben, informieren Sie uns bitte unter oben angegebenen Kontaktdaten.