Interim Management: HR-Profis temporär wirksam einsetzen

Der Fachkräftemangel erweist sich schon heute als eine der größten Wachstumsbremsen der deutschen Wirtschaft. Auch die Besetzung von HR-Positionen wird zunehmend schwieriger. Ein Umstand, der Unternehmen immer häufiger in eine ernsthafte Auseinandersetzung mit Interim Lösungen bringt.

Aber wie gut eignet sich Interim Management, um für HR-Aufgaben fehlende Kompetenz bzw. fehlende Woman- und Manpower auszugleichen? Gibt es im HR Management Aufgabenfelder, bei denen Engpässe besonders gut durch temporäre Manager aufgefangen werden können? Oder andersherum: Situationen, für die solche Übergangslösungen nicht geeignet sind? Und was ist z. B. bei Bedarfskonkretisierung, Vertragsgestaltung und Onboarding zu beachten, damit die eingesetzten Manager auf Zeit die gewünschten Ergebnisse erzielen?

Diese Fragen und weitere kritische Faktoren schauen wir uns im Folgenden genauer an – damit Sie unter optimalen Bedingungen erfolgreiche Interim Einsätze in Ihrem HR-Bereich planen und durchführen können.

Interim Management: HR-Spezialisten temporär sinnvoll einbinden

Es gibt eine ganze Reihe von Ausgangssituationen, in denen der vorübergehende Einsatz einer externen, freiberuflichen Fach- oder Führungskraft sinnvoll ist, um kurz- bis mittelfristige Ziele zu erreichen.

Insbesondere, wenn hohe Flexibilität und Ressourcen bzw. Expertisen ohne langfristige Verpflichtungen gefragt sind, kommen Interim Lösungen bevorzugt zum Einsatz. Hier ein paar beispielhafte Situationen, für die durch klug eingesetztes Interim Management Human Resources Abteilungen gut entlastet werden können:

Zeitlich begrenzte Projekte

Immer dann, wenn zeitlich begrenzt eine kurzfristige Ressourcenverstärkung oder Ersatz für eine interne Projektressource benötigt wird, kann ein Interim Manager Aufgaben wirksam übernehmen. Die Einführung von Workday oder SuccessFactors oder die strategische Neuausrichtung des HR-Bereichs (HR-Transformation) sind typische Beispiele für solche Einsätze.

Elternzeit, Sabbatical, Krankheit oder Übergang infolge von Trennungen

Die hierdurch entstehenden Lücken dauern schnell einmal über mehrere Monate an. Interim Manager können temporär die Lücke füllen und sicherstellen, dass wichtige Aufgaben und Projekte weiterhin erfolgreich durchgeführt werden. Je nach Bedarf springen sie z. B. als HR Interim Leitung, Interim HR Business Partner oder Leiter der Entgeltabrechnung ein.

Fachliche Expertise

Es fehlen spezifische Fachkenntnisse, z. B. zur lokalen Einführung eines global initiierten Stellenbewertungssystems inkl. Verhandlung mit den Betriebsräten. In einer solchen Situation kann ein Interim HR Manager mit Expertise im Bereich Compensation & Benefits für das erforderliche Know-how hinzugezogen werden.

Umstrukturierung oder M&A-Situationen

Oft steigt die Arbeitslast im Vorfeld und während einer Umstrukturierung erheblich an und das Tagesgeschäft rückt in den Hintergrund, muss aber weiterhin ungestört laufen. Gleiches gilt für Integrationen infolge von Unternehmensakquisitionen oder für die Vorbereitung und Durchführung von Fusionen oder Verkäufen. In diesen Fällen bringen erfahrene Interim Manager schnell effektive Entlastung ins HR Management – für das Tagesgeschäft oder indem sie eine führende Rolle im jeweiligen Projekt übernehmen.

Projektmanagement und -beschleunigung

Wenn ein bestimmtes Projekt kurzfristig vorankommen muss oder spezifische Fähigkeiten benötigt werden, kann ein Interim HR Spezialist mit entsprechender Fachexpertise gezielt im Projekt unterstützen.

Erfolgreiche HR Interim Einsätze fußen auf einer guten Vorbereitung hinsichtlich Zielsetzungen, Prioritäten sowie benötigten Kapazitäten und Kompetenzen. Hier ist der Austausch mit einer Interim Manager Vermittlung (Interim Management Provider) sehr hilfreich. Ein guter Provider wird im Vorfeld eines Mandats eine entsprechende Beratungsleistung erbringen, die üblicherweise kostenfrei für den Auftraggeber ist. Vergütet wird der Provider erst beim Zustandekommen eines Mandats über die dann fällige Vermittlungsgebühr.

Welche Vorteile bietet HR Interim Management?

In vielen Unternehmensbereichen ist der Einsatz von Interim Managern bereits Usus. Aber sind Manager auf Zeit auch bei Engpässen rund um HR-Aufgaben eine gute Wahl? Immer mehr Unternehmen sagen JA! – und das vor allem aus folgenden Gründen:

Personalengpässe und Überlastungen vermeiden

Auch im HR-Bereich füllen Interim Manager Lücken oder lassen sie erst gar nicht entstehen und verhindern so die Überlastung von anderen Mitarbeitenden.

Schnell verfügbare HR-Profis

Ein im Vergleich zu schleppend verlaufenden Stellenbesetzungsprozessen sehr geschätzter Vorteil, denn in der Regel können Interim Personaler innerhalb weniger Tage starten.

Erfahrene Manager mit Plug-and-Play-Charakter

HR Interim Manager gelangen bereits nach kurzer Einarbeitung schnell in einen produktiven Arbeitsmodus. Sie werden normalerweise in ihrem Spezialgebiet eingesetzt, bzw. in einer Aufgabe, für die sie überqualifiziert sind. Sie analysieren eine Ausgangslage gekonnt schnell, um so die richtigen Prioritäten zu setzen, auf die sie sich fokussieren.

Hoher Fokus auf Umsetzung und Ergebnisse

Interim HR Experten sind es gewohnt, sich vollkommen auf die vom Auftraggeber in Auftrag gegebenen Ziele zu konzentrieren. Sie sind sehr erfahren in der Umsetzung und liefern daher effektiv und zügig Ergebnisse.

Unabhängige Perspektive nutzen

Interim Manager können neutral agieren, da sie nicht an den Entscheidungen der Vergangenheit beteiligt waren. Sie setzen daher einen unvoreingenommenen Blick auf die Situation und mögliche Lösungen ein.

Von kalkulierbaren, variablen Kosten profitieren

Es wird – üblicherweise auf Stundenbasis – nur die Zeit in Rechnung gestellt, die ein temporärer Manager effektiv im Einsatz ist. Kosten für einen langwierigen Rekrutierungsprozess oder auch für eine Trennung fallen gar nicht erst an.

Sehr flexibel mit kurzen Bindungsfristen agieren

Interim Manager können bedarfsgerecht engagiert werden. Die Vertragslaufzeiten sind bewusst sehr flexibel und auch der Umfang des Einsatzes kann variabel gestaltet werden (z.B. 4 Tage / Woche).

Bedarfs- bzw. Auftragskonkretisierung – worauf kommt es an?

Die Startbedingungen, die ein Interim HR Manager in einem Unternehmen vorfindet, nehmen erheblichen Einfluss auf den Erfolg des Mandats. Eine gute Vorbereitung ist somit ein wichtiger Hebel. Es gilt, Bedarf und Auftrag möglichst präzise zu konkretisieren, bestenfalls anhand folgender Eckpunkte:

Ausgangslage beschreiben

Beschreiben Sie klar und kurz die Ausgangssituation. Warum wird der Einsatz eines Interim Managers benötigt?

Klare Ziele und messbare Ergebnisse definieren

Je konkreter und klarer spezifische, messbare Ziele und zu erreichende Ergebnisse im Vorfeld definiert werden, desto höher sind die Erfolgschancen für das jeweilige HR Interim Mandat. Zusätzlich hilft die interne Kommunikation dabei, die Erwartungshaltung bei wichtigen Ansprechpartnern zu regulieren.

In der Praxis sehen wir leider viel zu oft, dass Ziele nicht klar genug konkretisiert sind oder auf Seiten des Auftraggebers bei den beteiligten Ansprechpartnern nicht einheitlich festgelegt werden. Zudem kommt es hier und da immer noch vor, dass die Anforderungen in Form einer Stellenbeschreibung kommuniziert werden. Da Stellenbeschreibungen sich jedoch üblicherweise auf die (oft sehr umfangreich beschriebenen) langfristigen Aufgabenstellungen der Position beziehen, sind sie eher irreführend als hilfreich.

Idealprofil definieren

Formulieren Sie das Idealprofil des gewünschten Interim Kandidaten in Bezug auf Erfahrungshorizont und Kernkompetenzen. Richten Sie die beiden Parameter an den zuvor definierten Zielen aus, nicht an den Anforderungen einer Festbesetzung.

Rahmenbedingungen festlegen

Die Rahmenbedingungen für das Interim Mandat sollten ebenfalls festgehalten werden, hierzu zählen beispielsweise:

• die Festlegung des frühesten bzw. spätesten Startzeitpunkts
• die geplante Dauer des Einsatzes
• der Einsatzort
• die Verteilung zwischen Home-Office und vor Ort-Einsatz
• die (durchschnittliche) Einsatzzeit pro Woche

Auch das Budget sollte bereits bei der Mitteilung des Bedarfs gesichert sein und nicht erst in langen Abstimmungsschleifen nach Identifikation eines HR Interim Managers intern verhandelt werden. Eine verzögerte Budget-Freigabe kann zu Unsicherheiten und somit schlimmstenfalls dazu führen, dass eine ausgewählte Person in der Zwischenzeit ein alternatives Projekt bei einem anderen Auftraggeber annimmt.

Zu guter Letzt ist es sinnvoll, dass Sie bereits vor Einleitung der Suchphase festlegen, wer an dem Auswahlprozess beteiligt wird. Daran schließt sich an, dass entsprechend zeitnahe Zeitfenster abgestimmt werden, in denen alle an der Auswahl Beteiligten verfügbar sind. Verzögerungen oder überraschend erweiterte Interviewrunden könnten schnell kontraproduktiv wirken und sind daher besser zu vermeiden.

Interim HR Manager erfolgreich suchen und auswählen

Für die Suche nach Interim Managern stehen Ihnen eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Verfügung. So können Sie – falls vorhanden – Ihre interne Rekrutierungsabteilung mit der Suche beauftragen, auf das eigene Netzwerk bzw. Empfehlungen zurückgreifen oder auch einschlägige Online-Plattformen nutzen.

Eine weitere Suchoption ist die Zusammenarbeit mit einem Interim Management Provider. Hier schätzen Auftraggeber vor allem die Tatsache, dass Provider meist Zugriff auf einen enorm großen Pool von Interim Managern haben (als exklusiv auf HR-Funktionen spezialisierte Berater zählen wir beispielsweise aktuell rund 1.200 gefragte HR Interim Spezialisten zu unserem Pool). Provider betreiben die Zurverfügungstellung von freiberuflichen Arbeitskräften als Tagesgeschäft, weshalb sie sehr schnell und effizient für ihre suchenden Kunden arbeiten.

In der Regel liefert eine Interim Manager Vermittlung nach der Bedarfsaufnahme innerhalb von 48 Stunden die ersten 2 - 3 Profile von geeigneten und oft sofort verfügbaren Managern auf Zeit. Somit können Sie innerhalb von ein paar wenigen Tagen die für Sie passenden Kandidaten auswählen und an den Start bringen.

Die Auswahl der Kandidaten beginnt mit der Prüfung der Interim Profile auf Relevanz: Bringt der jeweilige Manager die richtigen Voraussetzungen im Hinblick auf Erfahrungshintergrund und Kompetenzfelder mit, um die für das Mandat festgelegten Ziele erreichen zu können? Setzt das Interim Profil sich womöglich auch in seiner professionellen, übersichtlichen Gestaltung von anderen Profilen und vor allem von herkömmlichen Lebensläufen ab?

Die Interviews mit potenziellen Interim Kandidaten werden üblicherweise zeitsparend und effektiv per Video durchgeführt. Eine Interviewführung vor Ort sollte nur dann in Erwägung gezogen werden, wenn diese sich sehr kurzfristig ohne großen Reiseaufwand für alle Beteiligten einrichten lässt.

Das Interview selbst ist aus Perspektive des Interim Managers ein Pitch. Das Gespräch dient zudem zur Auftragsklärung bzw. -konkretisierung. Aus Sicht des Auftraggebers sollte es anfangs eine auf die Ausgangslage und die zu erreichenden Zielsetzungen fokussierte Auftragsdarstellung sein. Im zweiten Schritt wird im Dialog auf Augenhöhe die Passung des HR-Profis eruiert. Auch vertiefende Fragen können selbstverständlich gestellt werden. Zum Schluss wird der späteste Zeitpunkt für ein Feedback vereinbart.

Sofern ein Interim Provider eingebunden ist, wird der Stundensatz übrigens mit diesem und nicht mit dem Interim Manager besprochen. Es empfiehlt sich zudem, den Provider im Hintergrund am Gespräch teilnehmen zu lassen. So kann dieser mit den aus dem Interview gewonnenen Eindrücken bei der Entscheidungsfindung beraten und beiden Parteien Feedback geben.

Grundsätzlich ist das Interim-Geschäft, insbesondere in der Anbahnungsphase, ein sehr schnelles Geschäft. Auch HR Interim Manager sind an schnelle Entscheidungsvorgänge gewöhnt, zumal sie oft parallel für mehrere Mandate im Gespräch sind. Insofern empfiehlt es sich:

• den Auswahlprozess sehr zügig zu gestalten
• die Gespräche in einem kurzen Abstand hintereinander zu legen
• alle Entscheider in das Gespräch mit einzubeziehen
• eine Entscheidung spätestens einen Tag nach dem letzten Gespräch zu fällen

Jede zusätzliche Interviewrunde erhöht das Risiko, dass eine favorisierte Person einem anderen Mandat den Vorzug gibt.

Was ist bei der Vertragsgestaltung zu beachten?

In der Regel werden für Interim Mandate Dienstleistungsverträge eingesetzt. Bei der Vertragsgestaltung gibt es unterschiedliche Konstellationen:

Direkter Abschluss zwischen Unternehmen und Interim Managern

Sofern die initiale Kontaktaufnahme direkt zwischen dem Interim Manager und dem Unternehmen erfolgt ist, kann das Unternehmen den Vertrag direkt mit dem Interim Manager abschließen. Wenn ein Provider dazwischengeschaltet wird (zur Erhöhung der Rechtssicherheit oder aus anderen Gründen), so ist auch das gegen eine meist kleine Gebühr ohne weiteres möglich.

Vertragsabschluss über Provider – Modell 1

Wurde der Interim Manager über einen Provider vermittelt, so wird in der Regel zunächst ein Vertrag zwischen dem Vermittler und dem Kundenunternehmen geschlossen. Anschließend wird ein zweiter, separater Vertrag zwischen dem Provider und dem Interim Manager geschlossen. Dieser bestätigt formal die Vermittlungsfunktion des Providers. Zudem erhöht der zweite Vertrag die Rechtssicherheit aller Parteien, da die Vertragswerke des Vermittlers explizit auf die rechtlichen Anforderungen für einen Einsatz von externen Managern auf Zeit abgestellt sind.

Vertragsabschluss über Provider – Modell 2

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dass der Provider mit dem Interim Manager lediglich eine Vereinbarung über die Zahlung einer bestimmten Rate für die Vermittlung des Mandats trifft. Das Unternehmen schließt dann direkt mit dem temporären Manager einen Dienstleistungsvertrag über den Einsatz ab.

Arbeitnehmerüberlassung ist nicht üblich

Auch wenn eine Arbeitnehmerüberlassung vielleicht naheliegend erscheint, ist sie im Interim Management eindeutig nicht üblich. Vertiefende Informationen zu diesem Thema finden Sie z. B. in den Einlassungen des Arbeitskreises Interim Management Provider (AIMP) zu den Empfehlungen zur vertraglichen Regelung eines Interim Einsatzes.

Wesentliche Vertragsinhalte

Die folgenden Punkte sollten auf jeden Fall Bestandteil der Vertragsgestaltung sein:

• Mandat- und Leistungsbeschreibung
• Geplante Einsatzzeit und -dauer
• Interim Manager Kosten wie z. B. Honorar und Reisekosten
• Rechnungsstellung
• Ersatzgestellung
• Vertragsbeginn und -dauer; Kündigungsfrist
• Informationen über die korrekte Ausgestaltung des Vertragsverhältnisses im konkreten Mandat zur Gewährleistung eines rechtskonformen Einsatzes durch den Auftraggeber

Onboarding und Einsatzsteuerung – für einen perfekten Start und Verlauf des Mandats

Zum Teil verläuft ein erfolgreiches Onboarding für Interim Manager vergleichbar mit der Aufnahme von neuen Mitarbeitern, die in Festanstellung im Unternehmen starten Es gibt jedoch im Vergleich einige bedeutende Unterschiede, die aufgrund der rechtlichen Rahmenbedingungen für das Onboarding von Interim Managern zwingend zu beachten sind:

Zügige Bereitstellung der notwendigen Infrastruktur

Neben einem Laptop sind hier vor allem alle relevanten IT-Zugänge zu nennen.

Rechtzeitige Kommunikation gegenüber Stakeholdern

Alle wesentlichen Stakeholder sollten zeitnah informiert werden über:

• Verantwortungsbereich
• Auftrag / Zielsetzungen
• Startdatum und angedachte Dauer des Einsatzes
• geplante Kontaktaufnahme
• Erreichbarkeit / Kontaktdaten

Für gute Startbedingungen im Unternehmen ist es wichtig, dass die Interim HR Manager zeitnah den Kontaktpersonen vorgestellt werden, die für die Auftragserfüllung besondere Bedeutung haben. Damit temporäre Manager zügig erste Ergebnisse liefern können, kommt es auf ein sehr fokussiertes Vorgehen mit klarer Priorisierung an. In sehr demokratisch-einbeziehenden Unternehmenskulturen kann dies u. U. eine Herausforderung sein.

Abgrenzung zu Angestellten verdeutlichen

Interim Manager sind Selbständige, die im Unternehmen eines Auftraggebers ihre Dienstleistung erbringen. Demnach gilt für sie eine deutliche andere Funktion, Rolle und Einbindung in das Unternehmen als für herkömmliche Angestellte. Diese Unterscheidung sollte von Anfang an verdeutlicht werden. Insbesondere besteht für Interim Manager:

• keine Weisungsgebundenheit, was Zeit, Ort, Dauer und Art der Tätigkeit betrifft
• Keine Vorgabe, wie eine Lösung (fachlich, prozessual bzw. methodisch) zu erarbeiten ist
• kein Erfordernis, Urlaub oder ähnlich gelagerte Abwesenheiten (z. B. für die Tätigkeit bei anderen Auftraggebern) vorab genehmigen zu lassen. Auch von einer regelmäßigen Teilnahme an routinemäßigen Pflichtbesprechungen (für Angestellte) sollte abgesehen werden.
• keine Dokumentation von Anwesenheitszeiten in internen Systemen
• keine Aufnahme in Organigrammen, im Intranet oder auf der Website des Unternehmens
• eine eindeutige Kenntlichmachung der externen Stellung in E-Mail-Adressen, internen Adressbüchern und – falls die Zuordnung von Räumlichkeiten unvermeidlich ist – auf Türschildern
• keine Gewährung von Zeichnungsberechtigungen oder Vollmachten
• keine Einladung zu / Teilnahme an Betriebsfeiern oder Betriebsversammlungen
• keine Vorgabe zur Kleidung (z. B. Tragen von besonderen Hemden mit Firmenlogo), außer es handelt sich um arbeitssicherheitsrelevante Vorschriften, die grundsätzlich auf dem Firmengelände gelten

All das mag sehr einschränkend wirken, wird in der Praxis aber relativiert. Beispielsweise teilen temporäre Manager sich ihre Arbeitszeit selbst frei ein, allerdings unter Berücksichtigung von Auftrag, Fristen und Verfügbarkeit von beteiligten Angestellten des Auftraggebers. Ebenso planen gute Interim Manager ihre Anwesenheit vor Ort nach diesen Eck-Parametern.

Fachliche Einarbeitung und Übergaben

Die fachliche Einarbeitung sowie eventuelle Übergaben können je nach Situation und Möglichkeiten unterschiedlich aussehen. In vielen Fällen nehmen Einarbeitung und Übergabe nur kurze Zeit in Anspruch oder finden z. B. bei Vakanzvertretung infolge von Krankheit gar nicht statt. Eine fehlende Übergabe sollte für erfahrene Interim Manager jedoch kein Problem sein, schließlich sind sie den Sprung ins kalte Wasser gewöhnt.

Direkt zu Beginn ihres Mandats erfassen temporäre Manager die Ausgangssituation, die auch für den Auftraggeber selbst manchmal nicht ausreichend transparent ist. Die Interim Spezialisten inventarisieren und analysieren die vorgefundene Situation und gleichen diese mit den ursprünglich gemäß Auftrag vereinbarten Prioritäten. So entwickeln sie schnell eine Perspektive über die vorrangigen Themen, die sie dann nach Abstimmung mit dem Auftraggeber angehen.

Von sehr gut aufgestellten HR Interim Managern dürfen Sie die gekonnte Anwendung von Methoden wie beispielsweise SWOT, GANTT, 7-S-Modell, Stakeholder-Matrix, Risiko-Matrix oder ähnliches durchaus erwarten.

Regelmäßiger Austausch über Auftragsfortschritt

Im Verlauf des Interim Einsatzes empfiehlt es sich, einen wiederkehrenden Austausch über den Auftragsfortschritt abzuhalten. Besonders in der Anfangsphase eines Projektes sollten Sie diesen Gesprächen viel Zeit widmen. Dabei ist es hilfreich, nicht nur die formalen Rahmenbedingungen, sondern vor allem auch ungeschriebene Gesetze anzusprechen.

Ebenfalls bedeutend für diesen Dialog ist eine offene Verständigung über hilfreiche und weniger hilfreiche Verhaltens- und Vorgehensweisen. Und nicht zuletzt sollten Sie sich auch über die Erwartungen der wesentlichen Stakeholder austauschen, um eventuelle Fallstricke in der Zusammenarbeit mit diesen Personen von vornherein zu umgehen.

Über das gesamte Mandat hinweg im Dialog zu bleiben und Feedback zu geben, bewährt sich sehr. So erhalten Interim Manager laufend einen hilfreichen Eindruck darüber, wie ihre Auftragserfüllung mit Blick auf Wirksamkeit und spezifische Zielerreichung wahrgenommen wird. Liegen die Wahrnehmungen hier nicht übereinander, kann ggf. schnell und flexibel nachjustiert werden.

Welche Unterstützung bieten Interim Provider im laufenden Mandat?

Ein erfolgreiches Mandat wird von einem guten Austausch begleitet – sowohl zwischen Interim Manager und dem Interim Management Provider wie auch zwischen dem Auftraggeber und dem Provider. Projektfortschritte sollten hier ebenso erörtert werden wie (Zwischen-)Erfolge oder auch Störungen, egal welcher Art.

Eine gute Interim Vermittlung steht beiden Projektpartnern bei Bedarf als Sparringspartner und wenn notwendig auch als Moderator und Berater zur Seite.

In einem positiv verlaufenden Mandat ist der Bedarf für die zusätzliche Unterstützung durch den Provider meist gering. Der Kontakt beschränkt sich dann im Wesentlichen auf einen Austausch zum Auftragsfortschritt.

Es gibt jedoch auch Szenarien, in denen Interim Einsätze, die nicht den gewünschten Verlauf nehmen, vorzeitig beendet werden oder Auftraggeber den Austausch des eingesetzten Interim Managers für notwendig erachten. Deshalb ist es wichtig, mit einer entsprechenden vertraglichen Vereinbarung vorzusorgen.

Da sich solche Worst-Case-Szenarien erfahrungsgemäß nicht spontan ergeben, sollten alle Parteien die oben angesprochenen Empfehlungen beherzigen und den regelmäßigen Austausch pflegen. So können im Fall der Fälle Überraschungen minimiert und zeitnah professionelle und den Zielen des Auftraggebers entsprechende Lösungen gefunden werden.

Mandatsende: Abschluss, Offboarding und Feedback

Zum Ende des Interim Einsatzes gilt es, den Wert des Mandats zu maximieren, das erworbene Wissen zu transferieren und einen reibungslosen Übergang sicherzustellen. Sofern das Mandat über einen Provider zustande kam, kann auch dieser hierbei unterstützen. Folgende Schritte sind für einen rundum gelungenen Abschluss des Mandats sehr hilfreich:

Erfolgsbewertung

Bewerten Sie gemeinsam mit dem Interim Manager, ob die vereinbarten Ziele und Erwartungen erreicht wurden. Dies kann mithilfe von Meilensteinen, quantitativen Kennzahlen oder anderen Erfolgskriterien erfolgen.

Dokumentation

Fordern Sie eine umfassende Übergabe-Dokumentation vom scheidenden Interim Manager an, insbesondere dann, wenn Sie einen Wissenstransfer an interne Mitarbeiter sicherstellen möchten. Am besten adressieren Sie dies ausreichend früh vor Ende des Mandats als zusätzliches Auftragselement. So kann der Interim Profi mit gutem Fokus frühzeitig die dafür notwendige Zeit einräumen.

Networking

Auch wertvolle Kontakte oder Netzwerke, die der temporäre Manager während seines Einsatzes aufgebaut hat, sollten Bestandteil des Wissenstransfers sein, um nützliche Beziehungen zu erhalten bzw. zu vertiefen.

Wissenstransfer / Übergabe an Nachfolge

Planen Sie den Transfer des durch den HR Interim Manager eingebrachten Wissens an interne Mitarbeiter oder an eine permanente Nachfolge rechtzeitig ein, damit die Weitergabe sichergestellt ist.

Lessons Learned und gegenseitiges Feedback

Führen Sie ein Abschlussgespräch mit dem Interim Manager durch, um die jeweiligen Erfahrungen und Erkenntnisse aus dem Mandat im Sinne von gegenseitigem Feedback auszutauschen. Nutzen Sie die Chance und fragen Sie explizit nach Optimierungspotenzialen auf Seiten Ihres Unternehmens, damit Sie diese für zukünftige Mandate berücksichtigen können.

Abschlussbericht

Falls für andere Stakeholder nützlich, können Sie einen Abschlussbericht erstellen, der die Hauptergebnisse, den Mehrwert des Interim Managers und die erzielten Verbesserungen zusammenfasst.

Abwicklung / Offboarding

Achten Sie bei Abwicklung / Offboarding darauf, dass alle vertraglichen Angelegenheiten ordnungsgemäß abgewickelt wurden. Auch die logistische Seite der Mandatsbeendigung (z. B. Rückgabe von Laptop und Einlasskarten, Sperrung von Zugängen) darf nicht vergessen werden.

Abschlussgespräch mit Interim Provider

Wurde ein Provider als Vermittler für das Mandat eingesetzt, so sollte auch mit diesem ein Abschlussgespräch geführt werden. Reflektieren Sie gemeinsam das Mandat und die Lessons Learned, um daraus die richtigen Schlüsse für die Fortführung der Partnerschaft zu ziehen.

Bleiben Sie in Kontakt mit dem Interim Provider

Auch nach Mandatsende empfiehlt sich der Austausch mit dem Interim Provider Ihrer Wahl, um die Ergebnisse des abgelaufenen Mandats mit etwas zeitlichem Abstand nochmal zu betrachten. Schließlich brauchen manche Themen / Projekte etwas Zeit, um echte Wirksamkeit zu entfalten.

Hat beispielsweise ein Interim Manager ein neues HR-System und neue HR-Prozesse und -Standards eingeführt, so hängt deren nachhaltige Anwendung von den nun handelnden Personen ab. Auch wenn diese Personen bereits während des Mandats eingebunden waren, zeigt sich die tatsächliche Wirksamkeit des Change Managements oft erst nach Mandatsende. In einem solchen Fall kann ein Provider ebenfalls als Sparringspartner dienen.

Sie haben noch Fragen?

Sie möchten noch mehr darüber erfahren, wie ein erfolgreicher Einsatz von HR Interim Managern optimal vorbereitet und durchgeführt werden kann? Dann schauen Sie sich gern unser Webinar über den gewinnbringenden Einsatz von Interim Managern im HR-Bereich an. Oder sprechen Sie uns direkt an – sehr gerne gehen wir im persönlichen Austausch auf Ihre individuellen Fragen ein!