Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie soll es nun endgültig richten, mit der EU-weiten Lohngerechtigkeit für gleiche und gleichwertige Arbeit. Spätestens bis zum 7. Juni 2026 müssen auch in Deutschland Unternehmen eine Richtlinienkonformität herstellen.
Manche HR-Verantwortliche lassen diesen Termin auffällig gelassen auf sich zukommen. Andere HR-Profis, die schon etwas tiefer in die Anforderungen dieser neuen EU-Richtlinie eingestiegen sind, spüren bereits jetzt Zeitdruck.
In jedem Fall hat der Wirbel rund um die Entgelttransparenz deutlich zugenommen. Zahlreiche deutsch- und englischsprachige Begriffe wie z. B. Gender Pay Gap, Equal Pay, Pay Parity, Lohntransparenz und Lohngerechtigkeit kursieren zunehmend durch Medien und HR-Abteilungen. Nun kommt es darauf an, die richtigen Maßnahmen zu ergreifen, damit diese einschlägige Terminologie in den Unternehmen rechtzeitig als gelebte Praxis ihre Erfüllung findet.
Für diejenigen, die vorsorglich lieber gestern als heute mit der Umsetzung der EU-Richtlinie starten, geben wir im Folgenden einen Überblick – zu den wichtigsten Veränderungen und wie sie am besten angegangen werden können.
Gender Pay Gap Bedeutung – worum geht es überhaupt?
Obwohl es auf nationalen Ebenen bereits Bemühungen gab, ist das Lohngefälle in der EU, durch das Frauen im Jahr 2020 durchschnittlich rund 13 % weniger pro Stunde verdienten als Männer, weiterhin beträchtlich. Noch deutlicher zeichnet sich die fehlende Lohngerechtigkeit beim Blick auf das Gender Pay Gap in Deutschland ab, welches in 2023 noch bei 18% lag.
In vielen Ländern konnten bisherige nationale Equal Pay Gesetze einfach nicht ausreichend die Lohndiskriminierung zwischen den Geschlechtern abbauen und Entgeltgerechtigkeit herstellen. Deshalb geht die EU-Entgelttransparenzrichtlinie nun in mancher Hinsicht deutlich über die bestehenden nationalen Gesetzgebungen (auch über das bereits seit 2017 bestehende deutsche Entgelttransparenzgesetz) hinaus.
Durch die europaweite Lohntransparenzrichtlinie werden entgeltrelevante Informationen für Jobsuchende und Arbeitnehmende nun deutlich besser zugänglich sein. Zudem müssen Unternehmen zukünftig einer Berichtspflicht nachkommen. Und im Fall von Nichteinhaltung der EU-weiten Vorgaben stehen für Arbeitgeber durchaus schmerzliche Sanktionen an.
Hinzu kommt, dass die EU-Richtlinie zukünftig auch intersektionelle Diskriminierung (mehrerer ineinandergreifender Benachteiligungen oder Ungleichheiten wie z. B. Geschlecht, Sexualität oder ethnische Zugehörigkeit) adressiert.
Was genau ändert sich im Umgang mit Jobsuchenden?
Eine gute Verhandlungsposition fußt stets auf einer guten Informationsbasis. Genau diese Basis soll nun für Bewerber und Bewerberinnen, die sich z. B. im Rahmen ihrer Jobsuche in Gehaltsverhandlungen begeben, besser werden.
Dazu müssen Unternehmen zukünftig bereits im Vorfeld eines Vorstellungsgesprächs das Einstiegsgehalt bzw. die Gehaltsspanne und gegebenenfalls Informationen über relevante Bestimmungen eines für die jeweilige Position geltenden Tarifvertrags gegenüber Stellenbewerbern transparent und zugänglich machen.
Außerdem dürfen Arbeitgeber Kandidaten und Kandidatinnen zukünftig nicht mehr zur Entwicklung ihrer Vergütung in ihrer aktuellen Position oder früheren Anstellungen befragen.
Was genau ändert sich im Umgang mit Arbeitnehmenden?
Noch umfangreicher werden im Sinne einer Lohntransparenz die Informations- und Auskunftspflichten gegenüber Arbeitnehmern. Beschäftigte erhalten mit der Umsetzung der EU-Lohntransparenzrichtlinie das individuelle Recht, von ihrem Arbeitgeber Auskunft über ihre individuelle Entgelthöhe zu verlangen. Daran gekoppelt ist die Pflicht des Unternehmens, über die durchschnittlichen Entgelthöhen (aufgeschlüsselt nach dem Geschlecht) für die Gruppe von Arbeitnehmenden, die gleichwertige Arbeit erledigen, Auskunft zu geben.
Auch über die Kriterien, nach denen individuelle Entgelte, Entgelthöhen und Entgeltentwicklungen festgelegt werden, müssen Unternehmen (ab einer Größe von 50 Beschäftigten, Mitgliedsstaaten können dies jedoch auf alle Beschäftigen ausweiten) zukünftig umfassende und leicht zugängliche Informationen an ihre Arbeitnehmenden bereitstellen. Diese Kriterien haben sich als stets objektiv und geschlechtsneutral zu erweisen.
Eine weitere Neuerung, welche die gängige Praxis in vielen Unternehmen voraussichtlich durcheinanderwirbeln wird, ist das Verbot von Geheimhaltungsklauseln in Bezug auf das Gehalt. Beschäftigte, die sich mit Kollegen und Kolleginnen vergleichen möchten, dürfen nicht daran gehindert werden, ihre Vergütung offenzulegen. Mit dieser Transparenz können Arbeitnehmer mögliche Lohndiskriminierungen leichter aufdecken, um gegebenenfalls dagegen vorzugehen.
Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeitenden künftig einmal jährlich über die Informationsrechte, die ihnen zustehen, informieren. Erfolgt eine Auskunftsanfrage eines Beschäftigten, muss diese innerhalb von 2 Monaten mit den entsprechenden Informationen beantwortet werden.
Regelmäßige Berichtspflicht über Entgeltgefälle
Als eine weitere Maßnahme für mehr Transparenz müssen Arbeitgeber künftig regelmäßig umfangreiche Entgelttransparenzberichte über die Entwicklung des geschlechtsspezifischen Entgeltgefälles in ihrem Unternehmen auf ihrer Website oder in anderer geeigneter Weise öffentlich zugänglich machen. Diese Berichtspflicht variiert je nach Unternehmensgröße:
- ab 250 Arbeitnehmende: erstmals bis zum 7. Juni 2027, danach jährlich
- 150 bis 249 Arbeitnehmende: alle 3 Jahre
- 100 bis 149 Arbeitnehmende: erstmals bis zum 7. Juni 2031, danach alle 3 Jahre
- weniger als 100 Arbeitnehmende: hier erlaubt die EU-Richtlinie eine Regelung der Mitgliedsstaaten, nach der auch von diesen Arbeitgebern Berichte vorzulegen sind
Pflicht zur Herstellung von Entgeltgerechtigkeit
Sobald sich ein geschlechtsspezifisches Lohngefälle von mindestens 5% ergibt, welches nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien gerechtfertigt werden kann, ist in Zusammenarbeit mit der ggf. vorhandenen Arbeitnehmervertretung eine gemeinsame Entgeltbewertung durchzuführen.
Objektive, geschlechtsunabhängige Kriterien, mit denen sich Unterschiede in der Vergütung für gleiche oder gleichwertige Arbeit rechtfertigen ließen, wären z. B. Verantwortungsumfang, Fähigkeiten, Erfahrung, Arbeitsbedingungen und Leistung.
Auf die Entgeltbewertung müssen dann Maßnahmen folgen, die bei Vergütungsstrukturen und -prozessen die Entgeltunterschiede beseitigen und damit den Equal Pay Grundsatz erfüllen. Unklar ist noch, ob die EU-Richtlinie mit Blick auf die Aufstellung von Entlohnungsgrundsätzen sowie der Einführung und Anwendung von neuen Entlohnungsmethoden hier derzeit bestehende Mitbestimmungsrechte ändern wird.
Stärkung der Rechtsdurchsetzung von Beschäftigten
Die EU-Lohntransparenzrichtlinie nimmt eindeutig eine Beweislastumkehr vor. Bisher lag in Fällen von Lohnbenachteiligung die Beweislast traditionell bei Arbeitnehmern. Nun reicht es aus, wenn Beschäftigte glaubhafte Tatsachen vorbringen, die eine Diskriminierung vermuten lassen. Und Arbeitgeber kommen in die Pflicht, nachzuweisen, dass sie nicht gegen Vorschriften zu gleichem Entgelt und Lohntransparenz verstoßen haben.
Die EU-Richtlinie zur Entgelttransparenz erwähnt sogar ausdrücklich, dass das Recht der Mitgliedstaaten, eine für Beschäftigte noch günstigere Beweislastregelung einzusetzen, unberührt bleibt.
Der deutsche Gesetzgeber ist bereits damit beschäftigt, das seit 2017 bestehende Entgelttransparenzgesetz auf die neuen EU-Anforderungen anzupassen. Eine Herausforderung dabei wird sicherlich sein, den bisher so diskreten Umgang der Unternehmen mit ihren Vergütungsstrukturen mit dem Transparenzgebot der EU-Richtlinie in Einklang zu bringen.
Schadensersatz, Entschädigungen und Bußgelder – was steht auf dem Spiel?
Nicht nur die Umkehr der Beweislast, auch die Konsequenzen, welche Arbeitgeber, die ihre Beschäftigten einer geschlechterspezifischen Entgeltdiskriminierung aussetzen, zu spüren bekommen, sind eine maßgebliche Neuerung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie.
So steht betroffenen Arbeitnehmenden künftig Anspruch auf Schadensersatz und Entschädigung zu. Die Entschädigung schließt neben der vollständigen Ausbezahlung des rückständigen Arbeitsentgelts auch die entsprechenden Boni oder Nebenleistungen mit ein. Weiterhin einbezogen werden Entschädigungen für entgangene Chancen, immaterielle Schäden und Schäden, die durch andere relevante Faktoren verursacht wurden (z. B. auch intersektionelle Diskriminierung), sowie Zinsen.
Außerdem sieht die EU-Lohntransparenzrichtlinie vor, dass Mitgliedsstaaten gegen Verstöße Sanktionen einführen können, welche von wirksamer, verhältnismäßiger und abschreckender Art sind. Dies können beispielsweise Geldbußen sein, deren Höhe sich am Bruttojahresumsatz des Arbeitgebers ausrichtet.
Die konkrete Ausgestaltung liegt in den Händen der jeweiligen Mitgliedsstaaten. Für die Geltendmachung von Ansprüchen auf gleiches Entgelt gilt mit Umsetzung der EU-Richtlinie eine Verjährungsfrist, die 3 Jahre nicht unterschreiten darf.
Die Umsetzung – was ist zu tun?
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie wird dem Personalbereich als Mammutaufgabe erheblich viel Zeit und Ressourcen abverlangen, so viel steht jetzt schon fest. Umso wichtiger ist es deshalb, schon frühzeitig zu wissen, wie die Umsetzung optimal vorbereitet und angegangen werden kann.
Bewusstsein schaffen
Nachdem das Entgelttransparenzgesetz bisher hinter den Erwartungen zurückgeblieben war, hat die Euphorie über mehr Gerechtigkeit bei der Entlohnung sicher einige Verpuffungseffekte erlitten.
Kann die europaweite Lohntransparenzrichtlinie nun endlich für die nötige Transparenz und Fairness sorgen? Personaler, die sich bereits mit den Inhalten der Richtlinie befasst haben, bejahen dies zumeist. Für sie steht allerdings vielmehr die Frage im Vordergrund, wie sich genügend Ressourcen und geeignete HR-Köpfe, die eine rechtzeitige Umsetzung im Unternehmen sicherstellen, finden lassen.
Für ein gutes Gelingen ist es wichtig, über den Personalbereich hinaus Aufklärung zu betreiben. Die Richtlinie wird schließlich viel Arbeit verursachen, bevor sie ihre positiven Effekte auf Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden sowie auf das Image der Unternehmen entfalten kann. Wer hier frühzeitig einen guten Mix aus Priorität, Professionalität und Kapazität sicherstellt, ist klar im Vorteil.
Gründliche Analyse durchführen
Wie ist der Status Quo, gibt es Teilbereiche der neuen EU-Vorgaben, welche vom Arbeitgeber bereits erfüllt werden? Und in welchen Abschnitten besteht noch Handlungsbedarf? Wie groß wird insgesamt der Arbeitsumfang für die Umsetzung speziell im eigenen Unternehmen sein?
Gleich zu Beginn der Analysephase gilt es, die unternehmensspezifische Definition von gleicher und gleichwertiger Arbeit zu durchleuchten. Im nächsten Schritt sollten die Vergütungsstrukturen mit den Anforderungen der EU-Entgelttransparenzrichtlinie abgeglichen werden, um einen präzisen Handlungsbedarf ableiten zu können.
Für eine gute Analyse der Gender Pay Gap Ursachen sind dann Entgeltstrukturen und -prozesse, interne Kontroll- und Steuerungsleitlinien und auch im Employee Lifecycle vorgelagerte HR-Prozesse und deren Einfluss auf die Vergütungsfindung zu prüfen.
Sehr entscheidend wird auch die Qualität und Konsistenz der vorhandenen Daten sein. Um die für Analysen und Vergleiche unerlässliche Basis von hochqualitativen und einheitlich verwendeten Daten-Nomenklaturen und -Strukturen sicherzustellen, ist zudem zu überlegen, wie entgeltrelevante Stammdaten künftig – am besten zentral – gepflegt werden.
Die Unternehmensleitung sowie die ggf. vorhandene Arbeitnehmervertretung sollten anschließend über die Ergebnisse der Analyse gründlich informiert werden. So kann über eventuell notwendige, u. a. ja auch budgetrelevante Eingriffe, rechtzeitig ein Verständnis aufgebaut werden.
Mit der Umsetzung starten
Ist die Analysephase abgeschlossen, kann die Umsetzung beginnen. Ziel dabei ist nicht nur, aktuell existierende Lohnungerechtigkeiten zu beheben, sondern ebenso zukünftigen Ungleichheiten vorzubeugen.
Bei entsprechender Abweichung sind individuelle Entgelte anzupassen. Und neben den Vergütungsrichtlinien, -Prozessen und ggf. -Systemen müssen auch vorgelagerte Personalprozesse aktualisiert werden. Zudem braucht es eine praktikable Definition von Standards für Bereiche wie z. B. Governance, technologische Infrastruktur und Operational Excellence.
Während der gesamten Umsetzungsphase ist es wichtig, relevante Stakeholder über die Bedeutung von transparenter Vergütungsgerechtigkeit und deren Auswirkungen auf bzw. Wechselwirkungen mit verschiedenen Unternehmensbereichen und -zielen zu sensibilisieren.
Praktikablen Regelprozess sicherstellen
Ein Regelprozess, welcher eine transparente Entgeltgerechtigkeit sicherstellt, sollte spätestens in 2026 seine Routine finden.
Dafür braucht es eine regelmäßige und verständliche Kommunikation gegenüber der Belegschaft. Damit Beschäftigte und Arbeitnehmervertretungen zügig Antwort auf individuelle Fragen erhalten, sollten zudem kompetente HR-Ansprechpartner benannt werden.
Für ein gelebtes Bewusstsein über die Mechanismen von Equal Pay sind geeignete Weiterbildungsmaßnahmen für Arbeitnehmende und Führungskräfte ein wichtiger Baustein. Und nicht zuletzt sollte von Beginn an der Fortschritt in der Umsetzung von Entgeltgerechtigkeit dokumentiert und nachvollziehbar gemacht werden.
Welche Herausforderungen stehen bei der Umsetzung an?
Experten prognostizieren bereits jetzt eine Reihe von Herausforderungen, welche die Umsetzungsphase an mancher Stelle begleiten werden. Um gut darauf vorbereitet zu sein, finden Sie im Folgenden ein paar Aspekte, die für den Umsetzungserfolg maßgeblich sind:
Geeignete Bewertungskriterien für gleiche und gleichwertige Arbeit einsetzen
Auf Basis von objektiven, geschlechtsneutralen Bewertungsfaktoren helfen Stellenbewertungssysteme, den Wert einer jeweiligen Position zu ermitteln. Eine gut aufgesetzte Arbeitsplatzarchitektur (welche sich z. B. in Job-Familien, Subfamilien und Rollen gliedert) ist dabei die beste Grundlage, um belastbare Vergleichsgruppen für gleiche und gleichwertige Stellen zu definieren.
Arbeitgeber, welche eine solche Stellenarchitektur und damit verbunden eine geeignete Methodik für die Arbeitsplatzbewertung (wie z. B. Punktfaktor- oder. Stufenwertzahlverfahren) bisher nicht einsetzen, müssen sich auf erhebliche Veränderungen einstellen, um den neuen Anforderungen gerecht werden zu können.
Ist eine Job-Architektur vorhanden, so wäre eine Analyse der Datenqualität und -konsistenz der nächste Schritt. Gegebenenfalls müssen erst Anpassungen bzw. ein Data-Cleansing erfolgen, damit Analyse und Vergleich überhaupt erst möglich werden. Für Organisationen, die keine zentrale Stammdatenverwaltung praktizierten, könnte dies eine besondere Herausforderung darstellen.
Diskretionsverhalten bei Entgelten aufheben
Wir erinnern uns: Mit der EU-Entgelttransparenzrichtlinie müssen Arbeitgeber Transparenz darüber liefern, wie sie Entgelte festlegen, entwickeln und managen. Auch haben sie Details über Kriterien, die bei der Beförderung von Mitarbeitenden angewandt werden, offenzulegen. Und jeder Unterschied in Lohn bzw. Entgelt muss plausibel auf objektive Kriterien zurückführbar sein.
Diese neue Transparenz macht gerade in Deutschland, wo Entgelte z. B. bei Einstellungen oder Gehaltsverhandlungen nach wie vor mit viel Geheimhaltung gehandhabt werden, ein erhebliches Umdenken erforderlich, weg von diskretionärer Praxis, hin zu strukturierteren Gehaltsfindungs- und Gehaltserhöhungsprozessen (z. B. Zonen in Gehaltsbändern und Gehaltserhöhungsmatrix). Damit verlieren auch entsprechende Arbeitsvertragsklauseln ihre Gültigkeit.
Tiefgreifende Veränderungen gut organisieren und kommunizieren
Wenn etwas so tief in die Kultur, Gewohnheiten und Prozesse einer Organisation eingreift, wie es die EU-Lohntransparenzrichtlinie wohl in vielen Unternehmen tun wird, bleiben Verunsicherungen und Ängste innerhalb der Belegschaft selten aus.
Manche Mitarbeitende fühlen sich vielleicht nicht wohl mit den neuen Chancen der Vergütungstransparenz. Möglicherweise werden einige, die sich mit ihrem Gehalt benachteiligt fühlen, sehr schnell auf die Herstellung von Lohngerechtigkeit drängen. Vermutlich kommt es zudem dazu, dass nicht nur einzelne Arbeitnehmer, sondern auch Betriebsräte bestimmte Vergütungspraktiken verstärkt in Frage stellen. Und wie verhalten sich Unternehmen, wenn durch die neue Transparenz Beschäftigte eine gewisse Einsicht in die Verdienstmöglichkeiten bei Mitbewerbern erhalten? Auf solche Szenarien sollte der Personalbereich sich möglichst gut vorbereiten.
In jedem Fall empfiehlt es sich für die mit der EU-Richtlinie einhergehenden, tiefgreifenden Veränderungen ein professionelles Change Management zu installieren. Welche Bereiche sind von welchen Veränderungen wie betroffen? Wie können Führungskräfte gut aufgeklärt als „Transparenz-Botschafter“ agieren? Und welche Informationen helfen Mitarbeitenden, sich unter den neuen Transparenz-Bedingungen souverän zu bewegen?
Hier sollte genau geprüft werden, welche Schulungs-, Kommunikations- und Befähigungsprogramme Führungskräfte und Arbeitnehmende bestmöglich vorbereiten und begleiten können.
Was sind noch gleich die Vorteile der EU-Entgelttransparenzrichtlinie?
Ist eine faire Entlohnung erst einmal im Unternehmen etabliert, wird sie ihre positiven Effekte auf die Zufriedenheit und Motivation der Belegschaft voll entfalten können, was sich wiederum vorteilhaft auf die Wettbewerbsfähigkeit, Leistungsfähigkeit und Produktivität des Unternehmens auswirken kann.
Die durch den Schritt zu mehr Gleichberechtigung gestärkte Atmosphäre der Wertschätzung kann sich zudem sehr positiv auf das Image als sozial verantwortlicher Arbeitgeber gegenüber Kunden, Interessenten und der Öffentlichkeit auswirken. Employer Branding und auch das Recruitment profitieren unmittelbar davon.
Außerdem sammeln richtlinienkonforme Arbeitgeber in Verbindung mit nachhaltigen Initiativen wie ESG (Environmental, Social and Corporate Governance) und DEI (Diversity, Equity and Inclusion) weitere wertvolle Vertrauenspunkte.
Sie möchten mehr erfahren?
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie erfahrene Experten auf die EU-Richtlinie zur Entgelttransparenz im betrieblichen Kontext blicken, schauen Sie sich gerne die Aufzeichnung unseres Webinars zum Countdown der EU-Lohntransparenzrichtlinie an, inklusive wertvoller Tipps für eine praxisnahe Umsetzung!
Sie möchten die Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie zeitnah angehen und suchen geeignete und verfügbare HR Interim Manager, die einschlägige Erfahrung in Vergütungsthemen mitbringen? Nehmen Sie gerne direkt Kontakt mit uns auf und wir verschaffen Ihnen zeitnah Zugang zu exzellenten, abrufbereiten HR Interim Profis aus unserem Pool.
Die in diesem Blog Artikel bereitgestellten Informationen werden ausschließlich zu allgemeinen Informationszwecken und nicht zum Zwecke einer Rechtsberatung zur Verfügung gestellt und spiegeln nicht unbedingt die aktuelle Gesetzeslage oder aktuelle Richtlinien wider. Die Informationen sind nicht als eine Rechtsberatung zu etwaigen Angelegenheiten auszulegen. Die Informationen bilden gegebenenfalls nicht die aktuellen rechtlichen Entwicklungen ab. In Bezug auf die Korrektheit oder Vollständigkeit der Informationen wird keine ausdrückliche oder implizite Gewährleistung oder Garantie gegeben und auf diese sollte somit nicht vertraut werden. Die HR Recruitment & Interim AG übernimmt im gesetzlich zulässigen Rahmen keinerlei Haftung im Hinblick auf Handlungen und Unterlassungen auf Basis von Inhalten dieses Blog Artikels. Die Informationen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und beabsichtigen nicht die Darstellung einer Beratung, auf die Sie sich verlassen können. Für konkrete rechtliche Angelegenheiten sollten Sie stets eine qualifizierte Rechtsberatung zurate ziehen.
